TIETOSUOJAILMOITUS REKISTERÖIDYN INFORMOIMISEKSI
Our website address is: https://valtionkoulukodit.fi.
Valtion koulukodeissa käsitellään henkilötietoja lakisääteisten tehtävien hoitamista varten. Valtion koulukodit noudattavat henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä huolehtien tietoturvan asianmukaisesta tasosta. Henkilötietoja käsitellään ja suojellaan asetusten ja lakien mukaisesti. Tässä ilmoituksessa kerromme, kuinka valtion koulukodeissa käsitellään arkaluontoisia henkilötietoja.
Henkilötietoja ovat kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön, esimerkiksi työntekijään tai asiakkaaseen, liittyvät tiedot. Tunnistettavissa olevana pidetään yksittäistä henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa esimerkiksi nimen, henkilötunnuksen, puhelinnumeron, sijaintitiedon tai hänelle tunnusomaisen esimerkiksi fyysisen, geneettisen tai taloudellisen tekijän perusteella.
Valtion koulukodeissa käsitellään vain tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan tarjoamiin etuuksiin. Tietoja ei käsitellä EU:n ulkopuolella.
Osana toimintaamme käsittelemme henkilötietoja hyvin erilaisia tarkoituksia varten. Olemme kuvanneet niitä tarpeita, joita toiminnassamme syntyy erilaisten henkilötietojen käsittelylle. Henkilötietojen käsittelyperusteet ovat lakisääteisiä.
Asiakasrekisterin tietoja käsittelemme lainsäädäntöön perustuvan asiakassuhteen hoitamista ja varten.
Toimeksiantoihin liittyviä tietoja käsittelemme toimeksiantojen hoitamista varten siten kuin voimassa oleva lainsäädäntö ja sopimukset meitä velvoittavat.
Sidosryhmien eli yhteistyökumppaneiden, opiskelijoiden ja muiden tahojen tietoja käsittelemme mm. seuraavia tarkoituksia varten:
- yhteistyökumppanit; yhteistyö, yhteydenpito, koulutukset
- opiskelijoiden harjoittelut; pääsääntöisesti harjoittelujen sopimiset sähköisissä järjestelmissä
- muut tahot; toiminnasta tiedottaminen ja muu markkinointiviestintä
Verkkosivuillamme kävijöiden tietoja käsittelemme verkkosivujemme toiminnallisuuden varmistamiseksi sekä sivuston kehittämistä varten.
Työnhakijarekisterin tietoja käsittelemme rekrytointipäätösten tekemistä varten.
Työntekijöidemme tietoja käsittelemme työantajavelvoitteiden hoitamista varten.
Toimitilojemme turvallisuuden varmistamme erilaisilla valvontajärjestelmillä, kuten kameravalvonnalla.
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, kuten viranomaista tai yritystä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja toimintatavat.
Valtion koulukodeissa käsitellään henkilötietoja tässä ilmoituksessa kerrottua tarkoitusta varten ja valtion koulukodit on näiden järjestelmätietojen rekisterinpitäjä. Henkilöhallinnon rekistereitä ylläpitää Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet. Valtion koulukodeilla on yhteiset rekisteriselosteet asiakas-, potilas- ja oppilastietojärjestelmistä. Jokaisella koulukotiyksiköllä on omat rekisteriselosteensa kameravalvontajärjestelmistä.
Valtion koulukodit käsittelee henkilötietoja alla luetelluissa yksiköissä:
Lagmansgårdenin koulukoti ja Lagmansgårdens grundskola
Gåtantie 99, 68910 Pännäinen
kirjaamo.lagmansgarden@valtionkoulukodit.fi
p. 029 524 4800
Limingan koulukoti ja Kylliälän koulu
Lännentie 1, 91900 Liminka
kirjaamo.liminka@valtionkoulukodit.fi
p. 029 524 4200
Sairilan koulukoti ja Myllyjoen koulu
Sairilantie 31, 50180 Mikkeli
kirjaamo.sairila@valtionkoulukodit.fi
p. 029 524 4400
Sippolan koulukoti ja Sippolan Hovin koulu
Sippolantie 1, 46710 Sippola
kirjaamo.sippola@valtionkoulukodit.fi
p. 029 524 4600
Vuorelan koulukoti ja Vihdin Vuorelan koulu
Vuorelantie 73, 03100 Nummela
kirjaamo.vuorela@valtionkoulukodit.fi
p. 029 524 4700
Konsernin hallinto
Valtion lastensuojeluyksiköiden johtaja ja johtava rehtori
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
Mannerheimintie 166, 00270 Helsinki
Jälkihuolto
Linnankatu 4 A 13, 13100 Hämeenlinna
Valtion koulukotien tietosuojavastaava, kehittämispäällikkö
Jani Méling
Vuorelantie 73, 03100 Nummela
p. 029 524 4702
Koulukotien sähköpostiosoitteet ovat muotoa: etunimi.sukunimi@valtionkoulukodit.fi
Koulukodit lähettävät ja vastaanottavat arkaluotoista tietoa vain turvapostilla, joka on muotoa:
etunimi.sukunimi@valtionkoulukodit.fi.s
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Valtion koulukodeilla on oikeus käsittellä vain tarpeellisia henkilötietoja. Koulukoteja sitovat myös muut henkilötietojen käsittelyä koskevat yleiset periaatteet. Henkilötietoja käsitellään huolellisesti sekä ennalta suuunnitellusti ja ne suojataan asianmukaisesti. Virheellisiä, epätäydellisiä ja vanhentuneita henkilötietoja ei käsitellä. Henkilötietoja käsitellään vain lainmukaisten tehtävien käsittelyä varten.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu voimassa olevaan lainsäädäntöön. Valtion koulukotien tehtävät on määritelty laissa Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen alaisista lastensuojeluyksiköistä 1379/2010.
Tämän ilmoituksen mukaisen tarkoituksen lainmukainen käsittelyperuste liittyy seuraavien keskeisten rekistereiden henkilötietoihin:
- Asiakas-, oppilas- ja potilasrekisterit
- Työnhakijarekisteri
- Henkilöstö- ja palkkahallinnon rekisterit
- Toimitiloihin liittyvät rekisteri (esim. kameravalvonta)
Suostumus (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a-alakohta)
Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta)
Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta)
Yleistä etua koskeva tieteellinen tutkimus (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta)
Yleistä etua koskeva arkistointi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta)
Yleistä etua koskeva tilastointi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta)
Yleistä etua koskevan julkisen vallan käyttäminen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta)
Käsiteltävät henkilötiedot
Asiakas-, oppilas- ja potilasrekisterit
Nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, pankkiyhteys, lähiomaisten yhteystiedot, tilaajan tiedot, koulu- ja oppilastiedot, potilastiedot
Työnhakijarekisteri
Nimi, henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, työuratiedot, koulutustiedot
Henkilöstö- ja palkkahallinnon rekisterit
Nimi, henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, pankkiyhteys, työuratiedot, koulutustiedot, verotustiedot
Mistä lähteistä henkilötiedot on kerätty?
Asiakas-, oppilas- ja potilasrekisterit
Lapsen sijoittava kunta toimittaa tiedot. Potilastietoja voidaan saada tarvelähtöisesti myös muilta toimijoilta.
Työnhakijarekisteri
Työnhakija tallentaa tiedot Valtiolle.fi –rekrytointijärjestelmään.
Henkilöstö- ja palkkahallinnon rekisterit
Uusi työntekijä ilmoittaa tiedot työnantajalle. Palvelussuhteen kestäessä työntekijä hallinnoi yksilöintitietojaan itse Kieku- henkilöstöhallinnon järjestelmässä.
Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen
Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. Valtion koulukodit luovuttaa arkaluontoiset henkilötiedot tilaajalle.
Asiakasrekisteri
Kaikki tiedot luovutetaan sijoittaneelle kunnalle.
Henkilöstö- ja palkkahallinnon rekisterit
Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti.
Tietojen siirtäminen ja luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Valtion koulukodit eivät tee automaattista päätöksentekoa perustuen mm. henkilöiden profilointiin.
Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietojen säilyttämisajat määräytyvät arkistolain (831/1994) ja Valtion koulukotien tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti. Valtion koulukodit säilyttää tässä ilmoituksessa tarkoitettuja henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön ja tiedonhallintasuunnitelmassa määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti.
Mitä oikeuksia sinulla on?
Kun rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja, sen on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet rekisteröityjen tietosuojaoikeuksien toteuttamiseksi. Sen on myös helpotettava rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä.
Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle tiettyä oikeuksia, joilla voit varmistaa perusoikeuksiin kuuluvan yksityisyyden suojan toteutumisen. Mikäli haluat käyttää oikeuttasi, ota yhteyttä Valtion koulukotien kirjaamoon kirjaamo@valtionkoulukodit.fi. Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.
Tietyissä tapauksissa oikeuksiasi voidaan rajoittaa tietyissä tilanteissa esimerkiksi Valtion koulukotien lakisääteisen velvoitteen vuoksi tai jos käsittely tapahtuu tieteellistä tutkimusta, tilastointia tai arkistointia varten. Jos oikeuksiasi on rajoitettu, Valtion koulukodit toteuttaa lainsäädännön edellyttämät asianmukaiset ja tarpeelliset suojatoimenpiteet.
Oikeus suostumuksen peruuttamiseen
Jos käsittelemme henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa tällainen antamasi suostumus. Huomaa, että lähtökohtaisesti muuhun kuin tieteelliseen tutkimukseen liittyvä tietojen käsittely perustuu lainsäädäntöön eikä antamaasi suostumukseen. Myös tieteellisen tutkimukseen liittyvä käsittely voi perustua muuhun kuin antamaasi suostumukseen.
Oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot
Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Valtion koulukodit sinuun liittyviä henkilötietoja. Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään ja kuinka niitä käsitellään. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista siltä osin kuin jäljennöksen antamisella ei ole haitallisia vaikutuksia muiden oikeuksiin ja vapauksiin tai jos Valtion koulukodeilla ei ole lakiin perustuvaa perustetta kieltäytyä tietojen luovuttamisesta.
Oikeus tietojen oikaisuun
Lähtökohtaisesti sinulla on oikeus epätarkkojen tai virheellisten tietojen oikaisuun.
Oikeus tietojensa poistamiseen
Sinulla voi olla oikeus tietojen poistamiseen Valtion koulukotien rekistereistä. Jos tietojen käsittely perustuu Valtion koulukotien lakisääteisen tehtävän hoitamiseen tai tietojen säilyttämiselle on jokin muu lakiin perustuva velvoite, oikeuttasi tietojen poistamiseen on todennäköisesti rajoitettu.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyissä tapauksissa. Rajoittamisoikeus voi tulla kyseeseen esimerkiksi jos sinua koskevat henkilötiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä. Tässä tapauksessa voimme käsitellä henkilötietojasi vain suostumuksellasi, oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi, yleisen edun vuoksi tai jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Sinulla voi olla oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyissä tapauksissa. Vastustamisoikeus voi tulla kyseeseen esimerksi jos käsittelyyn liittyy automaattista päätöksentekoa profiloinnin perusteella tai jos tietoja käytetään suoramarkkinointitarkoituksiin.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus saattaa Valtion koulukotien toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi (tietosuoja@om.fi).
