Koulukotisijoituksen suunnittelu ja toteutus lähtee liikkeelle sosiaalityöntekijän yhteydenotosta, jonka jälkeen työntekijät neuvottelevat paikan soveltuvuudesta kyseiselle nuorelle. Tämän jälkeen nuori perheineen kutsutaan tutustumiskäynnille koulukotiin. Tällöin keskustellaan nuoren elämäntilanteesta, kerrotaan koulukodin toiminnasta, tavataan työntekijöitä ja tutustutaan tiloihin. Tavoitteena on luoda perusta hyvälle yhteistyölle.
Valtion koulukodeilla on yhteinen erityisen huolenpidon paikkojen varausjärjestelmä. Paikkavarauksen voi tehdä yksiköstä, jossa on erityisen huolenpidon osasto.