Asiakaspalauterekisteri
1. Rekisterinpitäjä
Valtion koulukodit
PL 30 / Mannerheimintie 166
00271 Helsinki
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tero Väisänen, vs. kehittämispäällikkö
tero.vaisanen@valtionkoulukodit.fi
Puhelin: 029 524 4253
3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuoja@valtionkoulukodit.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakaspalautteiden käsittely ja niihin liittyvien yhteydenottojen toteuttaminen silloin, kun asiakaspalautteen antaja on jättänyt yhteystietonsa. Jättämällä yhteystiedot palautteen antaja hyväksyy, että hänen antamiaan henkilötietoja käsitellään yhteydenottopyynnön toteuttamista varten.
5. Henkilötietojen käsittelyn lakiperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus määräytyy yleisestä tietosuoja-asetuksesta (EU 2016/679) ilmenevän laillisuusperusteen mukaan
- Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohta a: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
- Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohta b: käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
- Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohta c: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
- Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohta d: käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi
- Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohta e: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi
- Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohta f: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut, erityisesti jos rekisteröity on lapsi
6. Rekisteröityjen ryhmät
Käsiteltävät henkilötiedot koskevat seuraavia rekisteröityjen ryhmiä:
- Asiakkaat/potilaat
- Alaikäiset
- Työntekijät
- Muu: kotisivujen kautta palautetta antavat henkilöt
7. Rekisterin tietosisältö
Käsiteltävät henkilötiedot koostuvat seuraavista henkilötiedoista:
- Nimi
- Osoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Syntymäaika
- Ikä
- Henkilötunnus
- Sukupuoli
- järjestelmän henkilön yksilöivä tunnus
- Ammattinimike
- Kuva
- Videokuva
- Äänite
- Sijaintitiedot
- Muu:
8. Rekisterin tietolähteet
Rekisterin sisältämät tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään palautelomakkeen kautta. Sähköinen palautelomake löytyy osoitteesta www.valtionkoulkodit.fi/palaute/
9. Tietojen luovutus
Tietoja voidaan luovuttaa Valtion koulukotien sisällä yhteydenottoa varten sille taholle, jota palaute koskee. Mikäli palaute koskee tiettyä koulukotia, tietoja luovutetaan palveluyksikön johtajalle.
10. Henkilötietojen käsittelyn sijainti
Henkilötietoja käsitellään (sisältäen myös pääsyn henkilötietoihin ja tuki- ja asiakaspalvelut, tietojen tallennuspaikat) seuraavissa maissa tai seuraavilla alueilla:
- Suomi
- Euroopan Unionin alue tai Euroopan tulosalue
- Muu: Siirron erityiset perusteet
Rekisterin suojauksen periaatteet
Käsittelyn riittävä tietoturvallisuus varmistetaan pääsynhallinnalla, aktiivisella valvonnalla sekä noudattamalla tietoturvallisuuden ja tietosuojan toteutuksesta ja valvonnasta vastaavan viranomaisen määräyksiä ja ohjeita. Erityistä huomiota kiinnitetään käyttörajoitusten sekä salassapitovelvoitteen toteuttamiseen.
Palautelomakkeella annettu palaute ohjautuu asiointisähköpostiin palaute@valtionkoulukodit.fi, jonka käyttöoikeus on annettu yhteyshenkilön lisäksi Valtion lastensuojeluyksiköiden johtajalle ja hallintojohtajalle.
Rekisterin elinkaari
Rekisterissä olevat henkilötietoja sisältävät viestit poistetaan asiointisähköpostista, kun palaute on käsitelty.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisterissä olevalla asiakkaalla on seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
- oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin (15 art.)
- oikeus tietojen oikaisemiseen (16 art.)
- oikeus tietojen poistamiseen (17 art.)
- oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (77 art.)
Tietyissä tilanteissa rekisterinpitäjä voi perustellusta syystä kieltäytyä toteuttamasta rekisteröidyn vaatimuksia.
